برقراری ارتباطات مناسب در محیط کار یکی از ابزارهای لازم در جهت موفقیت شغلی ست. ازآنجا که افراد دارای شخصیت و تجربیات متفاوتی هستند، ایجاد ارتباطات مفید می‌تواند دشوار باشد و حتی گاهی به بروز سوءتفاهم منجر شود.
محل کار یکی از مکان‌های سخت برای برقرار کردن ارتباطات منطقی با افراد دیگر به حساب می‌آید زیرا وجود افراد متفاوت زمینه را برای ایجاد نظرات و پیام‌های مختلف فراهم می‌کند. بهتر است سعی کنید با پیروی از راهنمایی‌های موجود در این مقاله از بروز این اختلافات و سوءتفاهم‌ها جلوگیری کنید.
اینکه چه روشی برای برقراری ارتباط در محیط کار برای شما مناسب است تا حدودی به مسئولیت و حوزه کاری شما باز می‌گردد. این موضوع گاهی به این پرسش وابسته است که آیا شما مسئول و سرپرست چند کارمند هستید یا خیر؟ بسیار خوب است که تا جایی مسئولیت بپذیرید که قادر باشید افراد زیردست خود را ترغیب به پیروی از قواعد و وظایف کاری‌شان کنید. این که تا چه اندازه در انجام این امر موفق شوید نیز تا حدود زیادی به توانایی شما در برقراری ارتباطات قوی و سازنده با کارمندانتان بستگی دارد.
وجود ارتباطات سازنده بین افراد یک سازمان امری حیاتی ست، به همین دلیل در این مقاله برخی از موارد ضروری برای برقراری ارتباطاتی خوب در محیط کار بیان شده است:
بیان روشن دستورالعملها و وظایف شغلی.
اگر در ابتدای کار وقت کافی برای بیان واضح و تفهیم مناسب دستورالعمل‌های سازمان و وظایف شغلی بگذارید و مطمئن شوید که کارمندان به خوبی این قوانین را درک کرده‌اند، در درازمدت زمان زیادی را صرفه‌جویی خواهید کرد؛ زیرا درک وظایف شغلی از سوی کارمندان در همان ابتدای شروع کار خیلی بهتر از این است که مجبور باشید بعد از مدتی به این دلیل که این کار در همان آغاز فرآیند به خوبی انجام نداده‌اید دوباره به عقب بازگردید و کاری تکراری را انجام دهید.
سازنده باشید نه منتقد.
جالب است بدانید که سرپرستان و کارفرمایان هم می‌توانند به مشکل اصلی سازمان خود تبدیل شوند. اغلب افرادی که سعی می‌کنند کارشان را شخصاً سازماندهی کنند و به تنهایی از عهده حل مشکلات موجود در فضای کار برآیند در پایان به خاطر راه‌حل‌هایی که دنبال کرده‌اند مورد انتقاد واقع می‌شوند. جای تعجب نیست که چرا این افراد حاضر به پذیرش مسئولیت در نوبت بعد نمی‌شوند. به یاد داشته باشید که این طرز برخورد روش مناسبی برای سازماندهی محل کار نیست.
اشکال اصلی موجود در این روش برخورد این است که واکنش طبیعی افراد زمانی که مورد انتقاد یا سرزنش واقع می‌شوند این است که دست از کار می‌کشند یا اصلاً به حرف دیگری گوش نمی‌دهند. در نهایت هم هیچ کس چیزی یاد نمی‌گیرد و این طرز برخورد نمی‌تواند امکانات و شرایط لازم برای پیشرفت و ترقی سازمان و کارمندان را فراهم کند.
روی دیگر سکه این است که هنگامی که کارمندان یا افراد یک سازمان از قدرت لازم برای اتخاذ تصمیم‌های لازم در حیطه وظایف خود برخوردار باشند، مدیران و مسئولان سازمان نیز وقت کافی برای رسیدگی به وظایف شغلی خود خواهند داشت و در چنین شرایطی امکان پیشرفت و موفقیت سازمان دو چندان خواهد شد. برای ایجاد چنین محیطی در فضای کاری، افراد باید از امنیت لازم برای کاوش راه‌حل‌ها، ارائه پیشنهادات و پرسش سؤالات برخوردار باشند.
مسئولان و مدیران سازمان نیز باید از این موضوع که رفتار و سؤالاتشان در جهت ایجاد انگیزه در نیروی کار و تبدیل آن‌ها به افرادی راه‌حل گراست اطمینان حاصل کنند.
چشماندازی بزرگتر برای کارمندان خود فراهم کنید.
هدف نهایی شما چیست؟ هنگامی که کارمندان شما به خوبی با محصول یا خدمات نهایی شما آشنا باشند و بدانند که تلاششان در نهایت چه تغییری در جامعه ایجاد خواهد کرد، سخت‌تر و هوشمندانه‌تر کار خواهند کرد.
انتقال صحیح و مؤثر پیامها.
افراد زیادی در هر سازمان وجود دارد. به همین دلیل باید بهترین روش برای انتقال پیامها در نظر گرفته شود. اصلی‌ترین روش‌های انتقال پیام در یک سازمان عبارت‌اند از: رودررو، تلفنی، از طریق ایمیل و …
زمانی که باید پیامی را ارسال کنید، مطمئن شوید که آن را به درستی، به فرد مناسب و به موقع ارسال کنید. اگر پیامتان طولانی ست بهتر است به جای اینکه به حافظهٔ خود اطمینان کنید آن را یادداشت کنید.
شرایطی فراهم کنید تا افراد بتوانند برخی از کارهایشان را به تنهایی سازماندهی کنند.
اگر کارمندانتان به روشنی بدانند که چه باید انجام دهند، به خوبی شرایط را درک می‌کنند و اولویت‌های لازم را برای انجام صحیح و به موقع وظایف خود در نظر می‌گیرند. زمانی که سازمان شما از چنین وضوحی برخوردار باشد، کارمندان از انگیزه لازم برای سخت‌تر و دقیق‌تر کار کردن برخوردار خواهند بود و از آنجا که افراد به خوبی با وظایف خود آشنایی دارند مؤثرتر کار می‌کنند و به موقع بین اولویت‌های کاری خود تغییر مسیر خواهند داد. بدین ترتیب به عنوان یک مدیر یا مسئول می‌توانید از حداکثر ظرفیت نیروی کار خود در جهت پیشرفت کسب‌وکارتان بهره‌برداری کنید.
انتظارات و خواسته ها را به روشنی بیان کنید.
صحبت خود را با جمله‌ای نظیر این تمام کنید:
آیا درست متوجه شدم، شما فکر می‌کنید که این کار تا پایان امروز تمام می‌شود!
کارمندان شما بعد از این جمله فکر خواهند کرد و اگر احتمال بروز مشکل یا تأخیری وجود داشته باشد حتماً با شما در میان خواهند گذاشت و در حقیقت شما با طرح این سؤال فرصتی مناسب برای برطرف ساختن این مسائل و مشکلات به دست خواهید آورد.
سعی کنید هر کس را به خوبی بشناسید.
هر فردی نیازهای متفاوتی نسبت به دیگری دارد زیرا از شخصیت متفاوتی برخوردار است. افراد مختلف نسب به موضوعی یکسان واکنش‌های متفاوتی نشان می‌دهند. اگر بفهمید که از چه طریقی می‌توانید با کارمندان و همکاران خود ارتباطی مناسب برقرار کنید می‌توانید مطمئن باشید که از هر تعامل و رابطه‌ای بیشترین نتیجه را به دست آورید. وجود ارتباطات سازنده، منطقی و مناسب تضمینی برای محیط کاری شاد است.
تمام این مطالب به برخورداری یا عدم برخورداری از مهارت‌های ارتباطی باز می‌گردد. مسئولیت شما این است که جدا از اینکه چند بار در برقراری ارتباط با دیگران ناکام بوده‌اید به تلاش خود ادامه دهید و مسئولیت دیگران این است که اگر چیزی را درباره شما یا در رفتارتان درک نکردند با شما در میان بگذارند، برقراری روابط مناسب در محیط کار تنها به این موارد متکی ست.
